“REGLAMENTO DE LA COMISIÓN DE AUDITORÍA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA DEL SINDICATO UNITARIO DE TRABAJADORES DE AMÉRICA MÓVIL PERÚ S.A.C.”
TÍTULO I
DE LAS GENERALIDADES
Artículo 1°.- ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y FINALIDAD
El presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría se ha elaborado al amparo del Estatuto del Sindicato Unitario de Trabajadores de América Móvil Perú S.A.C.
Para su aprobación se ha requerido de una Asamblea General observándose lo dispuesto en el artículo 22° del Estatuto del SUTAMP.
Tiene como finalidad establecer las normas que indiquen la organización y función de la Comisión de Auditoría y el procedimiento de auditoría a seguirse, a efectos de que el accionar de la Comisión de Auditoría coadyuve al éxito de la gestión sindical en aras de la legalidad y efectividad en el manejo del patrimonio social del Sindicato al que se hace referencia en el artículo 75° del Estatuto.
Artículo 2°.- ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría se aplica a todos los trabajadores afiliados al Sindicato Unitario de Trabajadores de América Móvil Perú S.A.C.
Artículo 3°.- DENOMINACIONES
Para los fines del presente documento se entenderá por “reglamento” al Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría, por “procedimiento” al Procedimiento de Auditoría, por “SUTAMP” o “Sindicato” al Sindicato Unitario de Trabajadores de América Móvil Perú S.A.C., por “Comisión” a la Comisión de Auditoría, por “Estatuto” al Estatuto del Sindicato Unitario de Trabajadores de América Móvil Perú S.A.C.
TÍTULO II
DE LA COMISIÓN DE AUDITORÍA
Artículo 4°.- DEFINICIÓN Y ATRIBUCIONES
La Comisión de Auditoría es un organismo del Sindicato y está integrada de tres (3) miembros, siendo sus atribuciones las siguientes:
- Ejercer la función relativa a la rendición de cuentas.
- Ejercer la función relativa a la auditoría económica-financiera.
- Ser un organismo responsable de la dirección y control del procedimiento de auditoría del Sindicato.
- Y demás que señale el presente documento y el Estatuto del SUTAMP.
Artículo 5°.- NOMBRAMIENTO EN ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA Y ELECCIÓN DE LOS INTEGRANTES DE LA COMISIÓN DE AUDITORÍA
La Comisión de Auditoría es nombrada en la primera Asamblea General Ordinaria, sin perjuicio de que sea también nombrada en una Asamblea General Extraordinaria del Sindicato en caso no se cumpla con lo dispuesto en el artículo 14° del Estatuto por encontrarse la Junta Directiva en el supuesto de prórroga del periodo de mandato previsto en el artículo 34° del Estatuto del SUTAMP.
En caso sea la primera Asamblea General Ordinaria la cual haga el nombramiento de la Comisión de Auditoría, la elección de sus integrantes debe hacerse dentro de la misma Asamblea General Ordinaria, y de no ser posible dentro del mes siguiente al nombramiento de la Comisión, siendo responsabilidad del Secretario General del SUTAMP, o de quien lo esté reemplazando según Estatuto, convocar a la Asamblea General Extraordinaria para efectos de elegir a los integrantes de la Comisión, para lo cual el Secretario General del Sindicato debe comunicar a los afiliados asistentes a la Asamblea que hagan llegar sus propuestas de quiénes deben ocupar los cargos de integrantes de la Comisión de Auditoría.
Si no hay propuestas o habiéndolas no se aprueba alguna de ellas, el Secretario General del SUTAMP, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, debe convocar a otra Asamblea General Extraordinaria para recepcionar otras propuestas y proceder a la elección de los integrantes de la Comisión de Auditoría.
Artículo 6°.- NOMBRAMIENTO EN ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA
En caso la Junta Directiva se encuentre en el supuesto de prórroga de mandato previsto en el artículo 34° del Estatuto, el nombramiento de la Comisión de Auditoría debe hacerse dentro de los treinta (30) días posteriores a la prórroga, siendo responsabilidad del Secretario General del SUTAMP, o de quien lo esté reemplazando según Estatuto, convocar a la Asamblea General Extraordinaria para efectos de nombramiento de la Comisión de Auditoría.
Una vez realizado el nombramiento de la Comisión de Auditoría, en el mismo acto el Secretario General del Sindicato, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, debe comunicar a los afiliados asistentes a la Asamblea que hagan llegar sus propuestas de quiénes deben ocupar los cargos de integrantes de la Comisión.
Si no hay propuestas o habiéndolas no se aprueba alguna de ellas, el Secretario General del SUTAMP debe convocar a otra Asamblea General Extraordinaria para recepcionar otras propuestas y proceder a la elección de los integrantes de la Comisión de Auditoría.
Artículo 7°.- COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN
La Comisión de Auditoría está integrada por tres miembros del Sindicato elegidos por Asamblea General de conformidad con el artículo 22° del Estatuto.
La Comisión de Auditoría la conforman un (1) presidente y dos (2) comisionados.
Artículo 8°.- PRESIDENTE Y COMISIONADOS
Nombrada la Comisión de Auditoría y elegidos sus integrantes, la Asamblea General entre los integrantes elegidos procede a designar al presidente de la Comisión de Auditoría de acuerdo a las propuestas hechas por los afiliados presentes en la Asamblea y de conformidad con lo establecido en el artículo 22° del Estatuto.
Los dos (2) integrantes que no fueron elegidos presidente de la Comisión son denominados comisionados.
El presidente es quien preside la Comisión de Auditoría en todo el periodo de duración.
Artículo 9°.- DURACIÓN
Si bien la 1) Disposición General del Estatuto señala lo siguiente: “Las comisiones señaladas en los presentes estatutos funcionarán y tendrán vigencia durante el periodo de la junta directiva respectiva”. Al respecto, debe interpretarse que el periodo de duración de la Comisión de Auditoría se empieza a computar desde su nombramiento de conformidad con lo previsto en los artículos 5° y 6° del presente reglamento.
Artículo 10°.- SESIÓN Y VOTACIÓN
Para sesionar válidamente se requiere la concurrencia de todos los integrantes de la Comisión.
La Comisión de Auditoría sesionará todas las veces que lo considere necesario en la semana y en el lugar donde sus integrantes hayan acordado.
Las decisiones de la Comisión serán aprobadas por unanimidad de sus integrantes o mayoría de éstos, debiendo constar por escrito y estar firmadas por todos sus integrantes.
Artículo 11°.- VACANCIA O RENUNCIA
En caso de vacancia o renuncia de algún integrante de la Comisión de Auditoría, el Secretario General del Sindicato, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, debe dentro de los treinta (30) días siguientes de producirse la vacancia o renuncia convocar a una Asamblea General Extraordinaria.
Entre los afiliados asistentes a la Asamblea se elige al nuevo integrante de la Comisión.
Los afiliados asistentes a la Asamblea harán llegar sus propuestas de quién debe ocupar el cargo faltante de integrante de la Comisión de Auditoría.
Si no hay propuestas o habiéndolas no se aprueba alguna de ellas, el Secretario General del SUTAMP, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, dentro de los treinta (30) días posteriores debe convocar a otra Asamblea General Extraordinaria para recepcionar otras propuestas y proceder a la elección del integrante faltante de la Comisión de Auditoría.
Mientras no se elija al nuevo integrante de la Comisión de Auditoría o ésta, por cualquier motivo, carezca de integrantes, la Comisión no podrá ejercer sus atribuciones las cuales quedarán suspendidas.
Si se trata de la vacancia o renuncia del presidente de la Comisión de Auditoría, en la misma Asamblea que se elige al nuevo integrante se procede a designar al presidente de la Comisión de Auditoría de acuerdo a las propuestas hechas por los afiliados presentes en la Asamblea y de conformidad con lo establecido en el artículo 22° del Estatuto.
Artículo 12°.- CASOS DE VACANCIA
La vacancia de un integrante de la Comisión de Auditoría se produce en los supuestos contemplados en el artículo 69° del Estatuto del SUTAMP.
Asimismo, se produce la vacancia cuando el integrante de la Comisión, por cualquier motivo, deja de ser trabajador de América Móvil Perú S.A.C. – CLARO.
Y también en los supuestos previstos en el artículo 14° del presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría del SUTAMP.
La vacancia opera de pleno de derecho.
Artículo 13°.- CASOS DE RENUNCIA
La renuncia de un integrante a seguir formando parte de la Comisión de Auditoría debe hacerse por escrito y estará dirigida al Secretario General del Sindicato o quien lo esté reemplazando según Estatuto.
Con la debida recepción del escrito de renuncia ésta surtirá efecto, debiéndose proceder con lo dispuesto en el artículo 11° del presente instrumento.
Artículo 14°.- AFILIADOS QUE NO PUEDEN SER INTEGRANTES DE LA COMISIÓN DE AUDITORÍA
No podrán ser miembros de la Comisión de Auditoría:
- Los afiliados que están impedidos legalmente.
- Los afiliados inhábiles o suspendidos por sanción impuesta según el Reglamento de Disciplina y Procedimiento Disciplinario del SUTAMP.
- Los afiliados que ocupen cargo de responsabilidad directiva en el Sindicato.
- Los miembros de la Junta Directiva en ejercicio.
Artículo 15°.- CARGO DESEMPEÑADO A TÍTULO GRATUITO
El cargo desempeñado por los integrantes de la Comisión de Auditoría del SUTAMP no es remunerado, sin perjuicio de los gastos que se generen como consecuencia del ejercicio de sus atribuciones, solicitando el presidente de la Comisión a la Junta Directiva para que, a través de la Secretaría de Economía del Sindicato, desembolse los montos de dinero que se requieren para que la Comisión pueda ejercer sus atribuciones de la mejor manera posible.
Artículo 16°.- LIBRO DE LA COMISIÓN DE AUDITORÍA
En el libro de la Comisión de Auditoría se deben agregar los documentos relacionados con el ejercicio de sus atribuciones, excepto lo referente al procedimiento de auditoría el cual tiene su propio expediente.
El libro debe estar dividido por años. Si el libro se acaba, se abrirá otro y así sucesivamente.
La Comisión de Auditoría custodia y cuida del libro(s) y en caso no esté funcionando la Comisión será la Secretaría General del SUTAMP la que debe custodiar y cuidar del libro(s).
TÍTULO III
DE LA FUNCIÓN RELATIVA A LA RENDICIÓN DE CUENTAS
Artículo 17°.- DEFINICIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTAS
La rendición de cuentas es el acto por el cual la Comisión de Auditoría solicita a la Junta Directiva del SUTAMP para que a través de su Secretario General, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, le haga llegar por escrito un informe económico-financiero.
Artículo 18°.- CONTENIDO DEL INFORME ECONÓMICO-FINANCIERO
El informe económico-financiero que la Junta Directiva del SUTAMP hará llegar a la Comisión de Auditoría debe contener lo siguiente:
- La enumeración de los bienes, incluyendo las sumas de dinero, que constituyen el patrimonio social del Sindicato, teniéndose en consideración lo dispuesto en el artículo 75° del Estatuto.
- La explicación de cómo se ha venido administrando el patrimonio sindical, observándose lo dispuesto en el inciso d) del artículo 28° del Estatuto.
- La situación económica del Sindicato informada mensualmente a los afiliados, de conformidad con el inciso f) del artículo 28° del Estatuto, y según el Reglamento de la Comisión de Economía y Presupuesto del SUTAMP.
- La aprobación de los estados de caja, de conformidad con lo normado en el inciso g) del artículo 28° e inciso f) del artículo 46° del Estatuto, y según el Reglamento de la Comisión de Economía y Presupuesto del SUTAMP.
- Los gastos correspondientes a las actividades de cada secretaría, de conformidad con el inciso m) del artículo 28° del Estatuto y según el Reglamento de la Comisión de Economía y Presupuesto del SUTAMP.
- Los gastos realizados por el Secretario General, previstos en el inciso i) del artículo 38° del Estatuto y según el Reglamento de la Comisión de Economía y Presupuesto del SUTAMP.
- Los gastos realizados por el Secretario de Economía, previstos en el inciso i) del artículo 46° del Estatuto y según el Reglamento de la Comisión de Economía y Presupuesto del SUTAMP.
- Las provisiones de ingresos y egresos para el año institucional presentada por la Comisión de Economía y Presupuesto a la Junta Directiva, así como los estudios elaborados de pre inversión tendientes a optimizar los recursos económicos de la institución sindical, de conformidad con el artículo 53° del Estatuto y el Reglamento de la Comisión de Economía y Presupuesto del SUTAMP.
- Y, de darse el caso, otros gastos económicos en los que la Junta Directiva a través de sus secretarías haya incurrido, bastando para ello las declaraciones juradas de los integrantes de cada secretaría del Sindicato.
- Tratándose de gastos económicos (movilidad, refrigerio y otros similares) aprobados mediante sesión de Junta Directiva y debidamente asentados en el libro de actas del SUTAMP, la Junta Directiva mediante declaraciones juradas podrá sustentarlos.
El informe económico-financiero debe elaborarse respetando el orden antes indicado, y sólo comprende el año anterior a la solicitud realizada por la Comisión de Auditoría.
Artículo 19°.- OPORTUNIDAD PARA SOLICITAR EL INFORME ECONÓMICO-FINANCIERO
La Comisión de Auditoría dentro de los cinco (5) días del mes de enero de cada año debe solicitar a la Junta Directiva del SUTAMP que ésta le haga llegar el informe económico-financiero al que se hace referencia en los artículos 17° y 18° del presente reglamento.
En caso la Comisión no solicite el informe económico-financiero dentro del plazo previsto en el párrafo anterior, ya no podrá solicitarlo, sino hasta el siguiente año. Debiendo ser sus integrantes sometidos a la Comisión de Disciplina a efectos de que ésta actúe con arreglo al Reglamento de Disciplina y Procedimiento Disciplinario del SUTAMP.
Artículo 20°.- PLAZO DE ENTREGA DEL INFORME ECONÓMICO-FINANCIERO
La Junta Directiva, a través del Secretario General o de quien lo esté reemplazando según Estatuto, debe entregar a la Comisión de Auditoría el informe económico-financiero dentro de los treinta (30) días siguientes a la solicitud de la Comisión.
En caso la Junta Directiva no entregue a la Comisión dentro del plazo señalado en el párrafo anterior el informe económico-financiero, la Comisión volverá a reiterar su pedido exigiendo que cumpla dentro de los veinte (20) días siguientes.
A pesar de la reiteración, si los miembros de la Junta Directiva no cumplen con entregar el informe económico-financiero, deben ser sometidos a la Comisión de Disciplina a efectos de que ésta actúe con arreglo al Reglamento de Disciplina y Procedimiento Disciplinario del SUTAMP.
Artículo 21°.- CONFIDENCIALIDAD DEL INFORME ECONÓMICO-FINANCIERO
El informe económico-financiero elaborado por la Junta Directiva y entregado a la Comisión de Auditoría tiene carácter confidencial, esto es, los miembros de la Junta Directiva y los integrantes de la Comisión deben guardar total reserva del contenido del informe económico-financiero, así ya no se encuentren ejerciendo dichos cargos.
Asimismo, los integrantes de la Comisión de Auditoria deben guardar confidencialidad de toda información y/o documentación relacionada con los estados económicos y financieros del SUTAMP a los que tengan acceso en el ejercicio de sus funciones. Ante cualquier incumplimiento respecto a la confidencialidad del informe económico-financiero, los integrantes de la Comisión o ex integrantes deben ser sometidos a la Comisión de Disciplina a efectos de que ésta actúe con arreglo al Reglamento de Disciplina y Procedimiento Disciplinario del SUTAMP.
Artículo 22°.- PLAZO PARA ANALIZAR EL INFORME ECONÓMICO-FINANCIERO
Una vez entregado el informe económico-financiero, la Comisión de Auditoría debe analizarlo dentro del plazo de veinte (20) días posteriores a su entrega.
En caso la Comisión no cumpla con hacer el respectivo análisis del informe económico-financiero dentro del plazo establecido en el párrafo anterior, ya no podrá realizarlo, sino hasta el siguiente año; debiendo ser sometidos sus integrantes a la Comisión de Disciplina a efectos de que ésta actúe con arreglo al Reglamento de Disciplina y Procedimiento Disciplinario del SUTAMP.
En caso la Comisión de Auditoría haya sido nombrada por una Asamblea General Ordinaria según el inciso a) del artículo 14° del Estatuto, debe elaborar un informe de su gestión realizada hasta ese momento para ser presentado ante la Asamblea General Ordinaria convocada según el inciso b) del artículo 14° del Estatuto del Sindicato.
Artículo 23°.- DEL ASESORAMIENTO
Con el fin de ser auxiliada en el análisis del informe económico-financiero, la Comisión de Auditoría deberá solicitar la asesoría legal del abogado del Sindicato y/o del contador del Sindicato si los hubiese.
Y en caso el Sindicato carezca de algunos de tales profesionales o de ambos, la Comisión si lo considera necesario, podrá solicitar al Secretario General del SUTAMP, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, la contratación con cargo al Sindicato de un (1) abogado y/o un (1) contador debidamente colegiados y habilitados en el ejercicio de la carrera.
Los profesionales que se contraten no deben ser parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y tercer grado de afinidad de los integrantes de la Comisión de Auditoría ni de los miembros de la Junta Directiva.
La propuesta de los profesionales (nombres completos, número de D.N.I., número de R.U.C., dirección domiciliaria, años ejerciendo la profesión, y monto de honorarios por cada uno) que deben ser contratados la hará por escrito la Comisión de Auditoría antes de que venza el plazo previsto en el párrafo anterior.
Los honorarios de cada profesional que se contrate para el asesoramiento del análisis del informe económico-financiero no debe ser mayor a una (1) Unidad Impositiva Tributaria, y la asesoría legal y/o contable sólo durará como máximo el plazo señalado en el artículo anterior.
Los contratos de tales profesionales serán definidos por el Secretario General y el Secretario de Economía del Sindicato y firmados por el Secretario General del SUTAMP, o por quien lo esté reemplazando según Estatuto, y deben celebrarse por escrito dentro del plazo señalado en el artículo anterior.
Artículo 24°.- APROBACIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Luego del análisis del informe económico-financiero, la Comisión de Auditoría si considera que no ha habido irregularidad alguna en el manejo económico-financiero del Sindicato, emitirá de manera inmediata un informe de aprobación de rendición de cuentas el cual será elaborado por escrito y firmado por todos los integrantes de la Comisión, dejándose constancia de la votación si ésta fue por unanimidad o por mayoría.
El informe de aprobación de rendición de cuentas debe contener incorporado a él como anexo el informe económico-financiero entregado por la Junta Directiva para su respectivo análisis; y, además, debe contener una síntesis detallada del análisis que se hizo del informe económico-financiero.
El informe de aprobación de rendición de cuentas (sin sus anexos) debe ser puesto en conocimiento a los afiliados del SUTAMP dentro de los diez (10) días posteriores de haberse emitido.
La comunicación debe hacerse a través de la página web del Sindicato, para lo cual el presidente de la Comisión de Auditoría debe coordinar con la secretaría de la Junta Directiva, o la persona específica, encargada del manejo de dicha página web.
Si por cuestiones técnicas o similares o de otra índole, al momento de querer hacerse la comunicación la página web del Sindicato no se encuentra funcionando, la Comisión deberá resolver en el instante a través de qué medio pondrá en conocimiento a los afiliados el informe de aprobación de rendición de cuentas.
El informe de aprobación de rendición de cuentas sólo podrá ser impugnado por el 40% del número de afiliados habilitados del Sindicato, señalando cada uno en el escrito de impugnación su nombre completo, poniendo su firma y la impresión de su huella digital.
El plazo de la impugnación es de cinco (5) días hábiles computado desde el día siguiente de la comunicación del informe de aprobación de rendición de cuentas realizada a los afiliados.
La impugnación debe estar dirigida al Secretario General del SUTAMP, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, debiendo dicha impugnación estar sustentada con documentación legal y/o contable, y ser presentada en la mesa de partes del Sindicato.
La impugnación que no acompañe la documentación a la que se hace referencia en el párrafo anterior será considerada una “impugnación temeraria” (pasible de una sanción disciplinaria) y no será tramitada, sin perjuicio que el Secretario General del SUTAMP comunique a la Comisión de Disciplina a efectos de que ésta actúe con arreglo al Reglamento de Disciplina y Procedimiento Disciplinario del Sindicato.
Una vez recepcionada la impugnación, el Secretario General del Sindicato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes debe convocar a una Asamblea General Extraordinaria con la finalidad de que ésta ratifique o no el informe de aprobación de rendición de cuentas.
A la Asamblea convocada deberán de acudir los integrantes de la Comisión de Auditoría llevando el original del informe de aprobación de rendición de cuentas y sus anexos, y también deberán acudir los afiliados impugnantes.
Iniciada la Asamblea General, el presidente de la Comisión de Auditoría hará una breve explicación oral del informe de aprobación de rendición de cuentas. Acto seguido, el afiliado designado por los afiliados impugnantes hará una breve explicación oral de la impugnación la cual estará custodiada por el Secretario General o por quien lo esté reemplazando según Estatuto para dirigir la Asamblea.
Luego se pasará a un debate oral entre los afiliados asistentes a la Asamblea para luego procederse con lo dispuesto en el artículo 22° del Estatuto.
Los integrantes de la Comisión de Auditoría, así como los afiliados impugnantes, no pueden votar en la ratificación o no del informe de aprobación de rendición de cuentas.
Ratificado por la Asamblea el informe de aprobación de rendición de cuentas éste será incorporado al libro de la Comisión y ya no podrá ser objeto de revisión por ésta. También será incorporado al mencionado libro la impugnación.
En caso no se ratifique el informe de aprobación de rendición de cuentas, la Asamblea debe disponer que se inicie el procedimiento de auditoría conforme a lo previsto en el presente instrumento.
Artículo 25°.- NO APROBACIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Luego del análisis del informe económico-financiero, la Comisión de Auditoría si considera que ha habido irregularidad alguna en el manejo económico-financiero del Sindicato, emitirá un informe de no aprobación de rendición de cuentas el cual será elaborado por escrito y firmado por todos los integrantes de la Comisión, dejándose constancia de la votación si ésta fue por unanimidad o por mayoría.
El informe de no aprobación de rendición de cuentas debe contener una síntesis del análisis que se hizo del informe económico-financiero, anexándose el informe económico-financiero que fue objeto de análisis.
Se debe poner en conocimiento de los afiliados del SUTAMP sólo el informe de no aprobación de rendición de cuentas, mas no los anexos.
La comunicación debe hacerse a través de la página web del Sindicato, para lo cual el presidente de la Comisión de Auditoría debe coordinar con la secretaría respectiva de la Junta Directiva, o la persona específica, encargada del manejo de dicha página web.
Si por cuestiones técnicas o similares o de otra índole, al momento de querer hacerse la comunicación la página web del Sindicato no se encuentra funcionando, la Comisión deberá resolver en el instante a través de qué medio pondrá en conocimiento a los afiliados el informe de no aprobación de rendición de cuentas.
El informe de no aprobación de rendición de cuentas obliga a la Comisión a iniciar de oficio el procedimiento de auditoría.
TÍTULO IV
DE LA FUNCIÓN RELATIVA A LA AUDITORÍA ECONÓMICA-FINANCIERA
Artículo 26°.- DEFINICIÓN DE AUDITORÍA ECONÓMICA-FINANCIERA
Se entiende por auditoría económica-financiera a la actividad independiente y objetiva consistente en analizar la información económica-financiera otorgada por la Junta Directiva, para lo cual la Comisión de Auditoría realizará un examen sistemático de los estados económicos-financieros del SUTAMP, incluyendo registros y operaciones referidos a años anteriores al de la emisión del informe económico-financiero, pudiendo realizar otros exámenes, tales como legales y/o contables de toda la documentación que tenga el SUTAMP.
Esta auditoría tendrá el carácter de auditoría interna, y se ejercerá dicha función en todo el desarrollo del procedimiento de auditoría al que se refiere el título siguiente.
Artículo 27°.- ASESORAMIENTO
Con el fin de ser auxiliada en la auditoría interna, la Comisión deberá solicitar la asesoría legal del abogado y/o del contador del Sindicato si los hubiere.
Y en caso el Sindicato carezca de algunos de tales profesionales o de ambos, la Comisión solicitará al Secretario General del SUTAMP, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, la contratación con cargo al Sindicato de un (1) abogado y/o un (1) contador debidamente colegiados y habilitados en el ejercicio de la carrera.
Los profesionales que se contraten no deben ser parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y tercer grado de afinidad de los integrantes de la Comisión de Auditoría ni de los miembros de la Junta Directiva.
La propuesta de los profesionales (nombres completos, número de D.N.I., número de R.U.C., dirección domiciliaria, años ejerciendo la profesión, y monto de honorarios por cada uno (nombres completos, número de D.N.I., número de R.U.C., dirección domiciliaria, años ejerciendo la profesión y monto de honorarios por cada uno) que deben ser contratados la hará por escrito la Comisión de Auditoría y dentro del plazo de duración del procedimiento de auditoría.
Los honorarios de cada profesional que se contrate para el asesoramiento de la auditoría interna no debe ser mayor a una (1) Unidad Impositiva Tributaria, y la asesoría legal y/o contable sólo durará el plazo del procedimiento de auditoría.
Los contratos de tales profesionales serán definidos por el secretario general y el secretario de economía y firmados serán firmados por el Secretario General del SUTAMP, o por quien lo esté reemplazando según Estatuto, y deben celebrarse por escrito en cualquier etapa del desarrollo del procedimiento de auditoría.
TÍTULO V
DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
Artículo 28°.- DEFINICIÓN
Se entiende por procedimiento de auditoría al conjunto de actos y diligencias tramitados en la Comisión de Auditoría y consistente en analizar la información económica-financiera otorgada por la Junta Directiva, para lo cual la Comisión de Auditoría realizará un examen sistemático de los estados económicos-financieros del SUTAMP, incluyendo registros y operaciones referidos a años anteriores al de la emisión del informe económico-financiero, pudiendo realizar otros exámenes, tales como legales y/o contables de toda la documentación que tenga el SUTAMP.
Artículo 29°.- INICIO
El procedimiento de auditoría se inicia de oficio por la Comisión de Auditoría de darse el supuesto previsto en el último párrafo del artículo 25° del presente instrumento.
También se inicia cuando se da el supuesto previsto en el último párrafo del artículo 24° del Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría.
Una fotocopia del informe de no aprobación de rendición de cuentas (el original se debe incorporar al libro de la Comisión) debe ser incorporado al expediente del procedimiento de auditoría.
También será incorporado al expediente del procedimiento de auditoría una fotocopia del acta de Asamblea General cuando se dé el supuesto del último párrafo del artículo 24° del presente reglamento, para lo cual el presidente de la Comisión solicitará al Secretario General del Sindicato le expida la fotocopia respectiva.
La resolución de la Comisión que da inicio al procedimiento de auditoría es inimpugnable.
Artículo 30°.- EXPEDIENTE
El procedimiento de auditoría constará de un expediente, cuya formación, conservación, foliado y seguridad está a cargo de la Comisión la cual, a su vez, establecerá la numeración correlativa de los expedientes en razón al inicio de los procedimientos y el año respectivo del inicio.
Todas las resoluciones expedidas por la Comisión y la documentación relacionada con la auditoría interna serán incorporadas al expediente respetándose la cronología respectiva.
El expediente se conserva en el local principal del Sindicato y en un estante exclusivo destinado para la Comisión de Auditoría, siendo el presidente de la Comisión quien custodie las llaves del mencionado estante hasta el término de su gestión, pero el expediente podrá ser trasladado a un lugar distinto de conformidad con el segundo párrafo del artículo 10° del presente documento y ser devuelto al local principal una concluida la sesión de la Comisión, bajo responsabilidad.
Artículo 31°.- CARÁCTER RESERVADO
El procedimiento de auditoría tiene carácter reservado, y, mientras no haya concluido dicho procedimiento, no se permite la lectura del expediente a los afiliados que no sean integrantes de la Comisión de Auditoría.
Una vez concluido el procedimiento de auditoría, cualquier afiliado habilitado del Sindicato puede solicitar por escrito al presidente de la Comisión la lectura del expediente quien le señalará el día, la hora y el lugar para que acuda a leerlo.
Queda prohibido que el afiliado tome fotos de los folios del expediente a través de cualquier medio, así como mutile los folios o los destruya o escriba en ellos.
La lectura del expediente tendrá una duración máxima de una hora, y el afiliado tiene derecho a tomar apuntes de los folios, pero no puede solicitar fotocopias.
El afiliado debe guardar la confidencialidad de la información y/o documentación económica-financiera que obra en el expediente, caso contrario cualquier afiliado del Sindicato pondrá en conocimiento de dicho incumplimiento a la Comisión de Disciplina a efectos de que ésta actúe con arreglo al Reglamento de Disciplina y Procedimiento Disciplinario del SUTAMP.
Artículo 32°.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Decidida la iniciación del procedimiento de auditoría, la Comisión realizará las siguientes actuaciones y/o diligencias:
a) Dentro de las cuarenta y ocho horas (48) de iniciado el procedimiento de auditoría, la Comisión comunicará por escrito al Secretario General del SUTAMP, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, del inicio del procedimiento de auditoría.
La comunicación se entregará en la mesa de partes del Sindicato, pudiendo utilizarse cualquier medio físico de entrega, incluyendo el conducto notarial. El cargo de entrega será incorporado al expediente del procedimiento de auditoría.
El Secretario General del SUTAMP, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, dentro de las cuarenta y ocho (48) siguientes de recepcionada la comunicación, debe de comunicar a todos los afiliados del inicio del procedimiento de auditoría, para lo cual podrá utilizar cualquier medio físico y/o virtual.
b) Realizada la comunicación de inicio del procedimiento de auditoría, la Comisión tiene dos días para solicitar por escrito al Secretario General del Sindicato la siguiente documentación si la hubiere:
- Una copia de la constitución y modificación del Estatuto del SUTAMP.
- Los estados económicos-financieros del SUTAMP, incluyendo registros y operaciones bancarias y/o financieras, referidos a años anteriores de la emisión del informe económico-financiero que fue objeto de análisis.
- Los cambios en el patrimonio social del Sindicato.
- La liquidación de impuestos del ejercicio auditado.
- Los libros de actas del SUTAMP.
- Los libros contables del SUTAMP.
- Los balances económicos y financieros aprobados por Asamblea General.
- Y otra documentación que la Comisión de Auditoría considere indispensable y necesaria para cumplir con su función de auditoría económica-financiera.
c) Si hubiese documentación que no consta en libros custodiados por la Junta Directiva ésta a través de su Secretario General o quien lo esté reemplazando según Estatuto, deberá ser entregada por escrito (de ser el caso con los anexos respectivos) al presidente de la Comisión de Auditoría dentro del plazo de diez (10) de haber sido solicitada.
d) Tratándose de gastos económicos (movilidad, refrigerio y otros similares) aprobados mediante sesión de Junta Directiva y debidamente asentados en el libro de actas del SUTAMP, la Junta Directiva mediante declaraciones juradas podrá sustentarlos.
e) La documentación que conste en libros custodiados por la Junta Directiva deberá ser revisada en la misma sede principal del SUTAMP, previa coordinación con el Secretario General del Sindicato, o quien lo esté reemplazando según Estatuto. La revisión debe hacerse dentro de los diez (10) días posteriores a la solicitud que hace referencia el inciso b) del presente artículo, y podrá realizarse en varias sesiones siempre que se encuentre dentro del plazo de diez (10) días, previa y debidamente coordinadas, pudiendo durar cada sesión hasta un máximo de cinco horas. El Secretario General del Sindicato, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, debe dar a los integrantes de la Comisión y a sus asesores las facilidades y/o comodidades del caso. Los integrantes de la Comisión y/o sus asesores pueden tomar apuntes de los libros mas no fotocopiarlos ni tomar fotos.
Artículo 33°.- INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Concluida la auditoría, la Comisión dentro del plazo previsto en el artículo 35° del presente reglamento debe elaborar por escrito un informe de auditoría interna señalando todo lo realizado y anexando la documentación utilizada en la auditoría, bajo responsabilidad. Asimismo, el informe debe contener conclusiones en las que se señalen si ha habido irregularidades en el manejo del patrimonio social del Sindicato o no lo ha habido.
Artículo 34°.- CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL
Elaborado el informe de auditoría interna, la Comisión dentro de los dos (2) días siguientes debe comunicar por escrito al Secretario General del SUTAMP, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, para que éste dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores convoque a una Asamblea General Extraordinaria a efectos de que los integrantes de la Comisión acudan a dicha Asamblea a poner en conocimiento el desarrollo del procedimiento de auditoría llevado a cabo y el informe de auditoría interna elaborado al respecto.
Los miembros de la Comisión deben acudir a la Asamblea con el original del expediente del procedimiento de auditoría, y cada uno debe realizar una exposición oral del desarrollo del procedimiento de auditoría y del informe elaborado.
La Asamblea General de conformidad con lo dispuesto en el artículo 22° del Estatuto decidirá si se lleva a cabo una auditoría externa con arreglo a lo previsto en el Título VI del Reglamento de Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría.
En caso se decida en la Asamblea General que no se lleve a cabo la auditoría externa, el procedimiento de auditoría será archivado en definitiva.
Artículo 35°.- PLAZO DE DURACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El plazo de duración del procedimiento de auditoría será de treinta (30) días computado desde la expedición de la resolución de inicio del procedimiento.
En caso venza el plazo y aún han faltado actuaciones que realizarse y/o diligencias que efectuarse, la Comisión deberá elaborar dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes el informe al que se hace referencia en el artículo 33° del presente instrumento, debiéndose además señalar las causas por las cuales no han cumplido con realizar todas las actuaciones y/o diligencias previstas, sin perjuicio de que la Comisión de Disciplina de oficio inicie un procedimiento disciplinario a efectos de establecer responsabilidades.
Artículo 36°.- SUSPENSIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
El procedimiento de auditoría se suspende en caso uno de los integrantes de la Comisión no pueda ejercer el cargo por haberse producido su vacancia o renuncia, o que exista una ausencia por causa justificada.
En el supuesto de ausencia, ésta no deberá ser mayor a los treinta (30) días, caso contrario se declarará la vacancia del cargo procediéndose de conformidad con el artículo 11° del presente instrumento.
Con la suspensión los plazos del procedimiento no corren hasta que se reactive el procedimiento de auditoría.
Si ya venció el plazo de duración de los contratos a los que se hacen referencia en el artículo 27° del presente instrumento, una vez reactivado el procedimiento de auditoría la Comisión si lo considera necesario puede solicitar se vuelvan a contratar los mismos u otros profesionales con arreglo al artículo 27° del Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría.
Artículo 37°.- CONCLUSIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento de auditoría concluye en los siguientes casos:
a) Por vencimiento del plazo previsto en el artículo 35° del presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría.
b) Cuando no habiéndose vencido el plazo previsto en el artículo 35° del presente instrumento, la Comisión considera que ha realizado todas las actuaciones y/o diligencias necesarias para elaborar el informe al que se hace referencia en el artículo 33° del Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría.
c) En el supuesto de que haya transcurrido un año de haberse producido la suspensión según artículo 36° del presente instrumento sin que el procedimiento de auditoría se haya reactivado.
TÍTULO VI
DE LA AUDITORÍA EXTERNA
Artículo 38°.- DEFINICIÓN
Es el examen independiente, detallado y sistemático de toda la información económica-financiera del SUTAMP realizada por un contador público sin vínculos laborales con el Sindicato, con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma y el manejo del patrimonio social del Sindicato y para darle validez a los estados, expedientes, documentos y toda aquella información relacionada con el manejo económico-financiero del SUTAMP por parte de la Junta Directiva vigente o Juntas Directivas anteriores.
Artículo 39°.- PROCEDENCIA DE LA AUDITORÍA EXTERNA
La auditoría externa procede en el supuesto previsto en el párrafo penúltimo del artículo 34° del presente reglamento.
Artículo 40°.- CONTRATACIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO
El contador público que se contrate para que realice la auditoría externa no debe ser pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad y tercer grado de afinidad de los integrantes de la Comisión de Auditoría ni de los miembros de la Junta Directiva, y deberá estar debidamente registrado como auditor en el Colegio de Contadores respectivo.
Asimismo, debe encontrarse habilitado en el ejercicio de su profesión, ni haber sido sancionado alguna vez por el Colegio de Contadores al cual pertenece, ni tener antecedentes policiales, judiciales y/o penales.
La retribución económica del contador público que se contrate para la auditoría externa no debe ser mayor a las dos (2) Unidades Impositivas Tributarias vigentes en el año de la contratación.
El asesor legal del SUTAMP redactará un borrador del contrato para que sea entregado a la otra parte.
El contrato, por parte del Sindicato, será suscrito por el Secretario General del SUTAMP, o por quien lo esté reemplazando según Estatuto, y debe celebrarse por escrito y con firmas legalizadas notarialmente.
El contador público puede pertenecer o no a un estudio contable formalmente constituido con arreglo a la legislación peruana, y debe tener no menos de diez (10) años como contador público.
Artículo 41°.- PAUTAS A SER CONSIDERADAS PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA EXTERNA
A efectos de realizarse la auditoría externa se deben considerar las siguientes pautas:
a) Una vez que la Asamblea General ha dispuesto se realice una auditoría externa, el Secretario General, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, dentro de los diez (10) días posteriores debe convocar a otra Asamblea General Extraordinaria para que los afiliados hagan llegar en dicha Asamblea las propuestas del contador público que debe ser contratado por el Sindicato para que realice la auditoría externa, debiéndose observar lo dispuesto en el artículo anterior con respectos al perfil del profesional de contabilidad. En esa misma Asamblea debe elegirse al contador público de conformidad con el artículo 22° del Estatuto. En caso no hayan propuestas o habiéndolas no ha sido elegida alguna de ellas, se debe volver a convocar a otra Asamblea con arreglo al presente inciso.
Los candidatos (contadores públicos) pueden asistir a la Asamblea y personalmente explicar a los afiliados presentes en qué consistiría su trabajo con referencia a la auditoría externa.
b) Una vez elegido el contador público en Asamblea, dentro de los cinco (5) días posteriores a ésta, se pasará a la celebración del contrato de conformidad con lo dispuesto en el artículo 40° del presente instrumento. Si por cualquier causa no se celebra el contrato, se tendrá que proceder con lo dispuesto en el inciso anterior.
c) Celebrado el contrato, el contador público (contratado para la auditoría externa) expondrá ante la Asamblea General su plan de trabajo y la duración del mismo que no deberá de exceder los cuarenta (días). La Asamblea será convocada dentro de los diez (10) días posteriores a la celebración del contrato para que el contador público exponga su plan de trabajo.
d) La Junta Directiva, bajo responsabilidad, debe facilitar el trabajo del auditor externo con respecto a la documentación y/o información que requiera para hacer efectivo su trabajo de auditoría externa, con la respectiva coordinación del caso.
e) Terminada la auditoría externa, el contador público hará llegar su informe detallado, con los anexos respectivos, a la Comisión de Auditoría y ésta comunicará de inmediato al Secretario General del Sindicato, o quien lo esté reemplazando según Estatuto, para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación convoque a una Asamblea General Extraordinaria donde deben de asistir los integrantes de la Comisión de Auditoría llevando el informe de auditoría externa y el contador que lo elaboró para que expliqué de manera sucinta el informe.
f) Si del informe de auditoría externa existen indicios razonables y suficientes de la presunta comisión de delito contra el patrimonio social del Sindicato, la Asamblea General decidirá de conformidad con el artículo 22° del Estatuto que el asesor legal del SUTAMP ejerza las acciones legales y/o judiciales respectivas.
TÍTULO VII
DISPOSICIONES FINALES
PRIMERA.- ENTRADA EN VIGENCIA DEL REGLAMENTO DE LA COMISIÓN DE AUDITORÍA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA DEL SUTAMP
El presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría entrará en vigencia (el 1 de enero de 2016).
SEGUNDA.- MODIFICACIÓN
La modificación del presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría se hará en Asamblea General.
TERCERA.- DE LOS BALANCES ECONÓMICOS-FINANCIEROS
Los balances económicos y financieros elaborados por la Junta Directiva del SUTAMP, que según el inciso a) del artículo 12° del Estatuto hayan sido aprobados en Asamblea General antes de la entrada en vigencia del presente instrumento, no podrán ser objeto de revisión por parte de la Comisión de Auditoría, sin perjuicio de la auditoría externa a la que se hace referencia en el Título VI del presente reglamento.
CUARTA.- REGLAMENTO DE LA COMISIÓN DE ECONOMÍA Y PRESUPUESTO DEL SUTAMP
Los incisos c), d), e), f), g), h) del artículo 18° del presente reglamento serán aplicados cuando se encuentre en vigencia el Reglamento de la Comisión de Economía y Presupuesto del SUTAMP.
El artículo 46° del Estatuto debe sujetarse a lo dispuesto en el Reglamento de la Comisión de Economía y Presupuesto del SUTAMP.
QUINTA.- DÍAS CALENDARIO Y DÍAS HÁBILES
Los días a los que se refiere el presente instrumento serán días calendario, salvo que el mismo Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría señale que son días hábiles.
SEXTA.- INTERPRETACIÓN
Corresponde a la Comisión resolver las dudas que suscite la interpretación y aplicación del presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría, debiendo tener en consideración los siguientes criterios interpretativos:
a) Los artículos del presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría se interpretan los unos por medio de los otros, atribuyéndose a los artículos deficientes o defectuosos el sentido que resulte del conjunto de todos.
b) Asimismo, los artículos que tengan varios sentidos deben entenderse en el más adecuado a la finalidad del presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría.
SÉTIMA.- NORMAS APLICABLES SUPLETORIAMENTE AL REGLAMENTO DE LA COMISIÓN DE AUDITORÍA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
En caso existan defectos y/o deficiencias en el presente Reglamento de la Comisión de Auditoría y Procedimiento de Auditoría, se aplicará supletoriamente la Ley N° 27444 (Ley del Procedimiento Administrativo General), adecuándose la interpretación de sus normas jurídicas a la naturaleza del presente reglamento.